Artigo 008 – Manutenção e Prestação de Serviços
Como controlar a Mão-de-Obra aplicada a Serviços
Introdução
Pessoal, apresentamos mais uma vez um novo artigo sobre a Prestação de Serviços de qualquer natureza. Sempre a prestação de serviço envolve a utilização de mão-de-obra para sua execução e o controle dessa mão-de-obra utilizada é sempre muito importante. Podemos ter a mão-de-obra própria e terceirizada. Quando a prestação de serviços se faz através de contratação de serviços por empreitada com preços unitários ou globais, normalmente o controle de mão-de-obra é muito mais importante para quem presta o serviço (contratada). Nesse caso a contratante fica mais atenta a execução física e qualidade do serviço. Quando a prestação de serviço se faz através de contrato por administração de mão-de-obra contratada (não deveria ser mais utilizado esse tipo de serviço), a contratante precisa ter muito controle sobre o homem-hora utilizado.
Nesse trabalho vamos ver como controlar essa mão-de-obra, tanto pelo lado da contratante, como pelo lado da contratada. Também veremos como controlar a própria mão-de-obra de uma empresa.
Mão-de-obra aplicada em Ordens de Serviço
Quando uma Ordem de Serviço é emitida algumas informações são necessárias, como data e hora de abertura, comunicado da necessidade do serviço, tipo de serviço, descrição do serviço, equipamento, ativo ou local onde será realizado o serviço, quem solicitou o serviço etc. No momento do planejamento e programação do serviço algumas outras informações são necessárias, como: quem será o encarregado ou responsável pelo serviço, quantos homens-horas são previstos para executar o serviço e quais os recursos necessários, quando vai iniciar (data, hora e semana do ano), quando está previsto para terminar, etc.
Ao iniciar o serviço deve-se apropriar o pessoal que estará efetuando os trabalhos. O pessoal deve estar cadastrado com informações da empresa a que o empregado está lotado e o custo
Conceito de mão-de-obra direta aplicada a serviços e mão-de-obra indireta
A mão-de-obra utilizada diretamente no serviço é identificada como mão-de-obra direta. A mão de obra da administração central, da sede da empresa, do escritório e toda aquela que não trabalha diretamente na Ordem de Serviço (OS) é chamada mão-de-obra indireta. Muitas vezes a mão-de-obra indireta não chega a ser apropriada na Ordem de Serviço. Obtém-se o custo desse pessoal indireto através de rateio do custo total de administração pela proporção de custos diretos entre os serviços executado no período de apuração de custos. Assim obtém-se cada custo direto de cada OS e o percentual desse custos em relação ao total de custo direto de todas as OS´s. Esse percentual de cada OS será multiplicado pelo custo total indireto para determinar a parcela correspondente a despesa indireta por OS. O custo total no período será a soma do custo direto + custo indireto.
Cadastro de informações de mão-de-obra
Toda mão-de-obra que executa efetivamente serviços deve ser cadastrada com as informações principais, como matrícula, nome, custo da hora normal com todos os encargos e provisões.
Tipos de serviços e tipos de apropriação de mão-de-obra utilizada em serviços
Pode-se associar a um período de apropriação alguns tipos de apropriação e tipos de horas, tais como: Faltas, Abonos médicos, execução de tipo de serviço, impedimentos de realização de serviços etc. Isso facilitará controle de horas apropriadas por tipo de evento.
Tipos de horas utilizadas em apropriação de mão-de-obra utilizada em serviços
Hora Normal
E a hora da jornada normal de trabalha. Não há necessidade de ser identificada.
Hora extra
O tipo de hora extra a ser definido dependerá do horário de trabalho do executante, dos acordos sindicais etc. Devem ser estabelecidos multiplicadores de custo de mão-de-obra extra por tipo de hora.
Custo da mão-de-obra
O custo cadastrado no registro do empregado deve ser o da hora normal de trabalho. Esse custo de homem-hora deve ser o custo total por empregado para 1hh, considerando os encargos e provisões, dividido pelo número de homens-hora normalmente trabalhados em um mês padrão.
Considerações sobre o custo de mão-de-obra vir da apropriação ou de outra forma
Se o custo da mão-de-obra vier realmente da apropriação isso deve ser definido no cadastro do empregado. Ou seja, aquele empregado poderá ter apropriações de hh´s controladas, mas o custo vem de outra apropriação, como por exemplo, de contratos de preços unitários etc.
Horas produtivas e improdutivas
Utilizando-se os tipos de apropriação para cada período de trabalho podem ser identificados aqueles períodos em que existe algum impedimento de produção da execução de serviços. Se por exemplo, o empregado fica muito tempo esperando pela liberação da Permissão de Trabalho (PT) para iniciar a execução de um serviço, pode identificar esse período improdutivo com um tipo de apropriação para filtrar e obter depois uma listagem com todos os tempos improdutivos por essa codificação.
Relato dos serviços executados no período de apropriação da mão-de-obra
Para identificar exatamente o que foi feito pelo empregado em um período de apropriação deve-se descrever o que fez no período. Assim poderá determinar a relação entre a carga de trabalho e o período de execução desse trabalho. Identificando também improdutividades.
Detalhes e exemplos de apropriação de mão-de-obra
Se a empresa necessitar poderá detalhar bastante a apropriação de mão-de-obra com a determinação de diversos tipos de apropriação para qualificar cada tipo de período das apropriações. Assim pode identificar e controlar com maior precisão todas as atividades, dificuldades, improdutividades etc.
Controle de quem não apropriou
É importante que todos os empregados realizem suas apropriações. Não podem faltar apropriações sobre pena de comprometer o controle de homens-horas despendidos, nos hh´s e custos envolvidos. Assim o software ou sistema que possui para o controle de apropriação deve ser capaz de verificar e identificar quem deixou de apropriar horas.
Listagem de rastreabilidade de aplicação da mão-de-obra
Devem ser emitidas diversas listagens de mão-de-obra, tais como os hh´s e custos envolvidos, por tipo de apropriação, por hora extra etc. Assim terá o controle da previsão de homem-hora versus a mão-de-obra empregada em serviços (OS´s).
Relatórios sobre mão-de-obra
Alguns relatórios possíveis com a utilização do controle e apropriação de mão-de-obra:
• Backlog, ou semana empenhadas por equipe para concluir todas as OS´s
pendentes;
• Homens-hora e custos aplicados, por empresa própria ou terceirizada;
• Homens-horas e custos aplicados, por tipo de serviço executado;
• Homens-horas e custos aplicados, por oficina/setor executante;
• Homens-horas e custos gastos por OS, por ativo, por situação do serviço, por
empregado, por tipo de serviço etc.;
• Homens-horas e custos por tipo de hora (extra 50%, extra 100% etc.).
Com tudo isso, como então controlar a mão-de-obra.
Controlam-se com todas as listagens comparativas, relatórios e demais recursos que possam ser utilizados para obter resultados de tudo que é apropriado.
É importante para ter controle adotar as verificações desses relatórios em períodos menores do que se deseja controle. Se o controle é mensal, devem-se apurar dados semanais. Se os controles são semanais, devem-se apurar dados diários. E existem alguns casos que os controles são diários e devem-se apurar em todas as horas as apropriações. Somente dessa forma consegue-se ter controle sobre a mão-de-obra aplicada a serviços e, portanto tomar alguma providência antes que se perca o controle.
Outras informações
Muitas outras informações podem ser verificadas com o uso de apropriação de mão-de-obra. Como por exemplo, o controle de banco de horas (horas débitos e horas crédito), o controle de pagamento de periculosidade e insalubridade por local de trabalho, controle de premiação e muitas outras. É só usar a imaginação.
A maior dificuldade é o trabalho de lançamento de apropriações de cada empregado, hora a hora, dia a dia. Mas felizmente existem ferramentas nos softwares que importam dados de planilhas Excel padronizadas para o banco de dados do software e importação de base de dados de sistemas de ponto para a base de dados do software. Assim como é possível exportar os dados das apropriações de mão-de-obra para os softwares de administração de pessoal, com folha de ponto, geração de folha de pagamento etc.
Conclusão
A apropriação de mão-de-obra detalhada ou não é muito importante para aquela empresa que necessita ter controle sobre efetivo, desempenho de produção de pessoal na prestação de serviços, controle de backlog (pendências e empenho de mão-de-obra), custos com pessoal, programação de efetivo, cálculo de necessidade de mão-de-obra necessária para serviços etc. Se sua empresa não se interessa nesse tipo de controle ainda pode ter o controle de serviços com mão-de-obra estimada para previsão e estimada para dados reais. Não é um controle preciso, mas pode ser interessante para controles superficiais e importantes.
Esperamos ter ajudado a todos com os conceitos, idéias e soluções. Nosso Software de Gerenciamento de Manutenção e Serviços permite todos os controles citados.
